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Pflichtangaben bei geschäftlichen E -Mails!



Was bisher nur für Geschäftspost in Papierform galt, gilt wegen einer zum 01.01.2007 in Kraft getretenen Gesetzesänderung der §§ 37a HGB, 35a GmbHG und 80 Aktiengesetz nun auch für geschäftliche E-Mails:

Alle Geschäftspost, egal ob Brief oder E-Mail, muss daher folgende Angaben enthalten:

  1. Geschäftspost des Einzelkaufmanns /OHG / KG
    • Firma
    • Bezeichnung der Firma (e.K., OHG, KG)
    • Ort der Handelsniederlassung
    • Registergericht
    • Nummer, unter deren die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
  2. Geschäftspost der GmbH
    • Rechtsform
    • Sitz
    • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
    • Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist
    • alle Geschäftsführer mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
    • sofern die Gesellschaft ein Aufsichtsrat gebildet und diese einer Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
    • soweit Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen
  3. Geschäftspost der AG
    • Rechtsform
    • Sitz
    • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
    • Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist
    • alle Vorstandsmitglieder mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen; der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen
    • der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
    • soweit Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen

Die oben genannten Pflichtangaben sind lediglich dann entbehrlich, wenn Mitteilungen oder Berichte im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

Achtung: Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe; nach der neuen Rechtslage müssen auf ihnen die Pflichtangaben auch dann enthalten sein, wenn sie im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindungen verwendet werden.

Werden diese Angaben nicht gemacht, bedroht nicht nur ein gerichtliches Zwangsgeld, sondern insbesondere auch kostenpflichtige Abmahnungen von Mitbewerbern.

Es ist daher ratsam, für geschäftliche E-Mails mit dem jeweiligen E-Mail-Programm eine “Signatur“ mit den Pflichtangaben einzurichten, der dann jeder E-Mail automatisch angehängt wird.


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